PrettyCirc-lehtijärjestelmä

• PrettyCirc-lehtijärjestelmä on ylivoimaisesti Suomen suosituin lehtijärjestelmä. Suurin osa Suomen suurimmista lehtikierroista hoidetaan PrettyCirc'llä.

• Toimintojen ja ominaisuuksien suunnittelussa on hyödynnetty yli 10 vuoden kokemus ja asiakaspalaute tietopalveluohjelmistojen kehityksessä; nämä ohjelmistothan ovat PrettyBit Software Oy:n päätuotteita.

• PrettyCirc on täysin kotimainen ja suomenkielinen lehtien kokonaishallintaan suunniteltu ohjelmisto. Käyttäjiä voivat olla esimerkiksi virastot, laitokset, yritykset, oppilaitokset ja muut yhteisöt.

• Ohjelmistosta löytyy kaikki toiminnot, joilla helpotetaan päivittäisiä, viikottaisia ja vuotuisia rutiineita lehtien käsittelyssä.

• Joustavat perustietojen tallennus- ja tulostustoiminnot.

• Kiertolistojen sisältö- ja ulkoasumuutokset ovat helppoja ja nopeita.

• Saapumistoiminnot mahdollistavat tarkankin saapumis- ja kiertoseurannan.

• Kustannusseuranta käyttää hyväksi kierto- ja/tai hankintatoiminnoissa tallennettuja tietoja ja laskee nopeasti tarvittavat tunnusluvut.

• Lehtien lainaustoiminnot helpottavat jakelua ja lainauksen hallintaa.

• Mikroverkkolisenssi ja ns. käyttöpaikkatoiminnot mahdollistavat hajautetut toiminnot esim. saapumisseurannassa ja kierrossa.

Tietojen tallennus

Kaikki kentät ovat vaihtuvamittaisia. Kenttien pituuksia ei ole millään tavalla rajoitettu; tila ei koskaan lopu kesken ja levytilaa kuluu vain sen verran kuin tietoa on kirjoitettu.

Useimmat käytettävät kentät ovat käyttäjän itsensä valittavissa ja muutettavissa milloin tahansa, jopa kesken tallennuksen. Valittavana on suuri joukko vakiokenttä ja käyttäjän määritettävissä olevia lisäkenttiä.

Lehtien ja lukijoiden ns. "liukuhihnapäivitykset" nopeuttavat muutosten tallennusta.

Listaukset

Kaikista perustiedoista (lehdet, lukijat, toimittajat yms.) on tulostettavissa monipuolisia listauksia.

Tulostettavat tiedot ovat valittavissa monista valmiista vaihtoehdoista tulostuskohtaisesti.

Poimintarajaukset ja aakkostus on myös valittavissa tulostuskohtaisesti useiden vaihtoehtojen joukosta. Tiedonhaun voi tehdä useimmilla lehtien ja lukijoiden kentillä, myös omilla lisäkentillä.

Tulosteiden otsikot ovat käyttäjän määritettävissä, esim. väliotsikointi aiheen vaihtuessa. Lisäksi tulosteissa on tietenkin automaattinen sivutus ja numerointi.

Kiertotoiminnot

Lehtien kiertolistat ovat muokattavissa helposti ja joustavasti milloin tahansa; lukijoita voidaan lisätä, poistaa ja keskinäistä järjestystä voidaan vaihtaa.

Lukijoita voidaan poistaa väliaikaisesti kierrosta; esim. pitkien poissaolojen ajaksi. Myös kokonaisten kustannuspaikkojen tai osastojen järjestyksen vaihtaminen on helppoa. Lisäksi valmiita kiertolistoja voidaan kopioida lehdeltä toiselle.

Kiertolistojen ylläpidossa ja järjestelyssä voidaan käyttää apuna prioriteetteja ja automaattista päivitystä. Tällöin lukijat järjestetään esim. organisaation mukaisesti automaattisesti oikeille paikoille kiertolistoilla.

Kiertolistojen ulkoasu on lähes kokonaan käyttäjän muokattavissa: esim. listalla näkyviä lukijoiden tietoja, lopputekstejä, sarakkeita, niiden otiskoita ja leveyttä voidaan muunnella.

Kiertolistojen palautuspaikat ovat määritettävissä lehdittäin, jokaiselle lehden kappaleelle erikseen tai kaikille lehdille yhteisesti.

Vuosikyselyiden tulostus ja lähettäminen suoraan sähköpostina. Kiertotietoja voidaan hallita helposti kahdella eri kaudelta. Seuraavaa kautta varten voidaan kiertolistoja esim. vuosikyselyn perusteella muokata jo hyvissä ajoin ennen kauden vaihtoa ja samalla tulostaa kuluvan kauden mukaisia kiertolistoja.

Saapumisvalvonta

Saapumisilmoitukset merkitään kullekin lehden numerolle erikseen. Numerokohtaisesti voidaan merkitä huomautus- tai lisätietoja sekä poimia lehti muistilistalle.

Ennakoidut saapumistiedot on laskettavissa ilmestymistiheyden ja tilausmäärän mukaan. Myös vuosikopiointi.

Uudet kiertolistat voidaan tulostaa välittömästi saapumisilmoitusten yhteydessä tai vaihtoehtoisesti myöhemmin kootusti.

Kierron valvonta mahdollistaa tarkankin kierron seurannan yhdessä saapumisvalvonnan kanssa.

Valvontalistaesimerkkejä: Myöhässä olevat lehdet. Huomautus toimittajille saapumattomista numeroista. Kiertoon jääneet lehdet. Muistilista. Lehdet ilman saapumismerkitöjä.

Perustietomuutosten (esim. lehden toimittaja tai tilausmäärä) päivitys automaattisesti saapumisvalvontaan.

Hankinta

Lehdille voidaan mm. merkitä tilausriveittäin suoratilaustietoja tai jakaa laskutustiedot eri kustannuspaikoille.

Valmiiden tilauskirjeiden tulostaminen toimittajittain. Tilauskirje on täysin käyttäjän muotoiltavissa, esim. kirjeen alkuun ja loppuun voidaan määrittää vakioviestit.

Huomautusten (=karhukirjeiden) tulostaminen lehdistä, joita ei ole saatu.

Tilausten ja huomautusten lähettäminen automaattisesti myös sähköpostina.

Toimittajista ylläpidetään omaa rekisteriä, joissa esim. tulostuskieli voidaan määrittää.

Kustannusseuranta

Kiertokustannukset. Lehdille merkittyjen lukijoiden mukaiset budjetoidut tai toteutuneet kustannukset lehdittäin, kustannuspaikoittain tai lukijoittain, jopa hinta/lukutapahtuma -tarkkuudella. Myös palvelumaksu voidaan lisätä kustannuksiin tulostuksen yhteydessä.

Tilauskustannukset. Tilaustietojen mukaiset budjetoidut tai toteutuneet kustannukset esim. kustannuspaikottaittain tai lehdittäin.

Lehtilainat

Perustoimintoina lainaus, varaus ja palautus. Myös lainakuitin tulostusmahdollisuus.

Lainojen valvontalistat lehdittäin tai lainaajittain. Erääntyneiden lainojen karuaminen.

Lainatilastot lainaajittain, lehdittäin tai kustannuspaikoittain. Erittely myös lainatyypeittäin.

Muita toimintoja

Kaikkien tulosteiden esikatselu onnistuu näytöllä täysin paperitulostetta vastaavassa muodossa. Tulostus myös RTF- tai HTML-dokumentiksi, jolloin tulosteet ovat jatkojalostettavissa.

Integroitu, tiivistävä varmuuskopiointi ja varmuuskopion palautus.

Kymmenittäin parametrointimahdollisuuksia, joilla käyttäjä voi itse muokata ohjelmiston omaan käyttöön sopivaksi.

Täydellinen käytönaikainen ohje; seikkaperäiset ohjeet saatavissa automaattisesti juuri siihen toimintoon, jota ollaan käyttämässä.

Mikroverkko

Erilaiset käyttöliittymät pääkäyttäjälle ja tiedonhakijoille. Lisäksi erilliset toiminnot lainaajille ja saapumisseurantaan.

Kaikkia toimintoja voidaan käyttää yhtäaikaa useilta eri työasemilta.

Mikroverkkolisenssi on toimipaikkakohtainen ja antaa rajoituksettoman käyttöoikeuden eli käyttäjien lukumäärää ei ole rajoitettu eikä työasemakohtaisia lisenssejä tarvita.